Privacyverklaring voor cliënten

Persoonsgegevens bij Ipse de Bruggen Maatwerk

Hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens is bij wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG) geregeld. Ipse de Bruggen Maatwerk moet aantonen dat zij zich aan de wet houdt en heeft voor de verantwoording over de omgang met uw persoonsgegevens deze privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring is bedoeld voor cliënten en hun vertegenwoordigers. De privacyverklaring is een makkelijk leesbare, vereenvoudigde beschrijving van verplichtingen van Ipse de Bruggen Maatwerk en rechten voor cliënten en hun vertegenwoordigers.

Wat betekent de privacyverklaring

In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met de persoonsgegevens gebeurt. Wij geven aan welke persoonsgegevens we vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we de gegevens verstrekken. Als zorginstelling kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Maar we doen het zo weinig als mogelijk, zoveel als noodzakelijk en zo veilig als realistisch is.

Zo weinig als mogelijk om de privacy van iedereen zoveel mogelijk te beschermen. Zoveel als noodzakelijk omdat het onmogelijk is een goede zorgverlener te zijn zonder persoonsgegevens te gebruiken. Zo veilig als realistisch omdat beveiligingsmaatregelen de bedrijfsvoering niet te veel mogen belemmeren.

Welke (standaard) gegevens worden aan u gevraagd en met welk doel:

– Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, uitkeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociale gegevens (netwerk), medische en gedragsgegevens. Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar b.v.gemeente)
– Clientnummer. Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben
– Burgerservicenummer (BSN). Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor. zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht
– Gedragswetenschappelijke, sociaal-maatschappelijke en begeleidings- gegevens. Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening. Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening
– Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel. Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten
– Gegevens die van belang zijn voor de afhandeling van een klacht door een cliënt of diens vertegenwoordiger. Deze gegevens hebben we nodig voor een slagvaardige en correcte afhandeling van klachten
– Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt, en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik. Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie)

Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de dienstverleningsovereenkomst die wij met elkaar hebben.

Overige persoonsgegevens en toestemming

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Bijvoorbeeld een pasfoto; deze kan ook iets over iemands ras of religie zeggen en is daarom een bijzonder persoonsgegeven. Wanneer we foto’s van u willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, dan is toestemming nodig om dit mogelijk te maken. Toestemming kan overigens altijd weer worden ingetrokken.

Wanneer Ipse de Bruggen Maatwerk een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt Ipse de Bruggen Maatwerk de persoonsgegevens?

De meeste basisgegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten en de dienstverlening wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders. Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij Ipse de Bruggen Maatwerk in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens

Om de privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen bij uw persoonsgegevens komen. Dat regelen we door die medewerkers tot het doel beperkte bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Beveiliging van de gegevens

Ipse de Bruggen Maatwerk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, zodat ongewenste handelingen met persoonsgegevens wordt tegengegaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft Ipse de Bruggen Maatwerk de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde dienstverlening te delen met hieraan verbonden instanties als b.v. CAK en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kan Ipse de Bruggen Maatwerk ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan b.v. een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Ipse de Bruggen Maatwerk gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s (soms) ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst af waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Ipse de Bruggen Maatwerk zelf.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we uw toestemming hebben verkregen

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

In artikel 5.3.4 lid 1 Wmo 2015 is een minimale bewaartermijn van 15 jaar geregeld voor de persoonsgegevens verzameld en verwerkt door o.a. aanbieders en college.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens

Als zorginstelling en voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst moeten wij persoonsgegevens verwerken. Het betreft echter wel uw persoonsgegevens. Daarom heeft u het recht om uw persoonsgegevens
– in te zien,
– te corrigeren als ze niet juist zijn,
– in digitaal leesbare vorm over te laten dragen naar andere organisaties op uw verzoek. Daarnaast heeft u het recht uw gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Om gegevens in te zien kan allereerst gebruik worden gemaakt van het Cliëntenportaal. Wanneer gegevens worden gemist of niet lijken te kloppen, neem dan contact op met uw begeleider of diens leidinggevende. Voor het laten verwijderen/vernietigen van gegevens, het ontvangen van gegevens voor overdracht, alsook andere vragen over persoonsgegevens, kunt u altijd contact opnemen met de backoffice van Ipse de Bruggen Maatwerk (088-7774600).

Meer weten? Oneens met de vastlegging van uw persoonsgegevens of de wijze waarop Ipse de Bruggen Maatwerk hiermee omgaat? Ontevreden over hoe uw verzoek wordt afgehandeld?

Bent u het niet eens met hoe Ipse de Bruggen Maatwerk met gegevens omgaat? Of vindt u dat er teveel persoonsgegevens worden vastgelegd?. Ontevreden over de afhandeling van uw verzoek? Dit zijn slechts drie voorbeeldvragen. Voor alle vragen over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Ipse de Bruggen (Maatwerk), Peter van der Zwan, op email adres: Peter.van.der.Zwan@ipsedebruggen.nl. Wilt u zich nader verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens in de zorg, dan kunt u de website van Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl De tekst van de AVG is online te vinden en ook zijn er apps over dit onderwerp beschikbaar. Wanneer u vindt dat Ipse de Bruggen Maatwerk uw klacht niet goed oppakt, hebben we natuurlijk onze klachtenprocedure. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens:

www.ipsedebruggen.nl
Louis Braillelaan 42, 2719 EK Zoetermeer
Telefoonnummer: 088 – 967 50 00
Peter van der Zwan is de Functionaris Gegevensbescherming van Ipse de Bruggen (Maatwerk), te bereiken via Peter.van.der.Zwan@ipsedebruggen.nl